Back to basics in IT management

In  mijn vorige blog ben ik ingegaan op de toenemende complexiteit van Business Informatiemanagement (BIM) en IT management. Als een van de oorzaken voor die complexiteit zie ik in de praktijk vaak de neiging om voor ieder deelprobleem een nieuwe oplossing te ontwikkelen in de vorm van een nieuw model of een nieuwe theorie. Op zich goedbedoeld, maar onderlinge samenhang en inpassing  van deze nieuwe concepten in de daadwerkelijke praktijk pakt vaak niet goed uit. De complexiteit neemt toe en de situatie wordt minder goed werkbaar.

Een andere ontwikkeling die hiermee verband houdt, is dat bestaande frameworks en modellen ook oplossingen voor nieuw opkomende (probleem-)fenomenen proberen te bieden. Hierdoor dijen dergelijke frameworks en modellen enorm uit. Dit leidt dan weer tot een ongelooflijke hoeveelheid beschrijving en interne complexiteit binnen het bestaande framework. Immers, binnen het framework wordt wel gestreefd naar interne consistentie. Op zich is dergelijke interne consistentie prima. Maar nu wordt het totale framework weer heel groot en ook heel complex.

Dergelijke megalomane frameworks zijn in de praktijk niet meer te implementeren in de totale doelstelling van het model. Er is een grote hoeveelheid bloed, zweet en tranen mee gemoeid. Oh ja, en dus ook veel geld! Er ontstaan ingewikkelde en langdurige implementatietrajecten. Bovendien is het maar de vraag of een positieve business case opgesteld kan worden.

In  mijn praktijk zie ik deze problematiek ook vaak ontstaan rond het bekende en vertrouwde ITIL-framework. Met name de vierde versie van ITIL begint voor veel organisaties toch wel erg groot en ingewikkeld te worden met 34 practices, ondergebracht in 3 categorieën en daarbinnen op alfabetische volgorde beschreven. De neiging bestaat om dan maar terug te vallen op delen van het totale framework. De gerealiseerde verbetering blijft dan vaak achter bij de belofte van het complete ITIL-framework.

Gelukkig is er nu met steun van de Europese Unie het FitSM-framework ontwikkeld. In Nederland nog niet zo bekend, maar in met name Duitsland en Italië zijn er al de nodige praktijkervaringen opgedaan met FitSM. FitSM is zowel concurrerend als complementair aan ITIL. FitSM biedt een verfrissende, simpele benadering van IT service management met een overwogen en samenhangend procesmodel. FitSM sluit goed aan op ITIL, maar is als het kleinere broertje ook zelfstandig toepasbaar. Ik denk daarom, dat FitSM het potentieel heeft om de toegenomen complexiteit van IT service management terug te dringen. Het is back to basics!

Chaos als voorwaarde voor orde?

De vakgebieden van Business Informatiemanagement (BIM) en IT Management lijken meer en meer complex te worden. Ik ben op zoek gegaan naar oorzaken voor deze toenemende complexiteit.

Zoals altijd zijn er natuurlijk weer diverse oorzaken, Maar er is één waarneming die er toch wel uitspringt. Wij, de vakspecialisten en professionals hebben de neiging om voor iedere nieuwe uitdaging een nieuw stuk theorie te ontwikkelen, met eigen termen en afkortingen. Deze nieuwe theorie wordt vervolgens de organisatie in geslingerd om te helpen met de oplossing.

Op zich goedbedoeld en lovenswaardig. Maar in de praktijk zie ik dit nogal eens averechts werken. De nieuwe terminologie wordt weliswaar geïntroduceerd in de organisatie, maar is net niet helemaal volledig en zorgvuldig gedefinieerd. En vooral is wordt het nieuwe concept vrijwel altijd onvoldoende gepositioneerd ten opzichte van de al bekende concepten en methoden die de normen en waarden binnen de organisatie vormen. Daardoor ontstaat er vanzelf binnen de organisatie een soort argwanende terughoudendheid voor weer iets nieuws. Dat is natuurlijk ook weer jammer.

Wat de situatie dan nog verergert, is dat consultant, goeroe of management vrij star vasthouden aan de nieuwe concepten. Logisch, want ze beloven immers bepaalde problemen op te lossen. In de ijver wordt dan vooral gewerkt aan profilering van het nieuwe en wordt het nieuwe afgezet tegen het bestaande. Dit dus, in plaats van te kijken hoe het nieuwe ingepast kan worden in het bestaande.

Dat hierdoor bepaalde frictie ontstaat is duidelijk. En deze frictie wordt nog vele malen versterkt als de medewerkers binnen de organisatie net te weinig kennis hebben en / of onvoldoende assertief zijn om goed door te vragen om al het nieuwe goed te doorgronden.

Ergo: aan de toch al volle en ingewikkelde bak met methoden, technieken, concepten worden weer extra onderdelen toegevoegd. Op zich zijn al die losse onderdelen waardevol om specifieke onderwerpen aan te pakken, maar in de volle gereedschapskist van de BIM-professional is bijna niets meer terug te vinden en de onderlinge samenhang van alle tools in de gereedschapskist raakt steeds verder uit het zicht. En daarmee loopt de praktische toepasbaarheid van het geheel aan tools verder terug.

Toch jammer. Maar er is ook hoop: uit chaos creëert men orde en om orde te kunnen creëren moet er eerst chaos komen. Of ben ik nu te cynisch?